La firma electrónica no puede faltar en cada uno de los documentos que circulan dentro de una empresa o institución. Esto puede ayudar a verificar la identidad de las partes involucradas sin gastar tanto tiempo en el traslado de los archivos ni en la presencia de las partes involucradas.
Además, la firma electrónica hoy en día es utilizada en empresas de primer nivel. Validar cada uno de los contratos o papeles es básico para seguir una operación apegada a la ley y evitar otros problemas administrativos.
Si quieres conocer más sobre la firma electrónica, presta mucha atención a la siguiente información.
¿Qué es una firma electrónica?
La firma electrónica es una serie de datos que normalmente están asociados a un documento electrónico. Sus funciones son varias, y entre ellas están:
- Identificar a la persona que firma un documento
- Asegurar el documento firmado, además de comprobar su validez como si se tratara de un documento en físico
- Asegurar la integridad del documento, ya que la firma electrónica deja en claro que los datos son auténticos, únicos e inalterables
La firma electrónica fue desarrollada debido a las necesidades de las empresas y organizaciones para reducir los costos y el tiempo de espera en sus procesos internos. Esto fue gracias a los medios electrónicos y el uso de la tecnología que lo permite sin usar papel.
¿Para qué documentos sirve la firma electrónica?
A diferencia de otras herramientas, la firma electrónica sirve para firmar una gran cantidad de documentos. Los más conocidos y que tienen más utilidad, son:
Contratos, autorizaciones y formularios de clientes
Cualquier documento que requiera la firma de un cliente, puede ser validado con la firma electrónica. Algunos de ellos pueden ser:
- Contratos de compra/venta
- Autorizaciones para prestar servicios
- Formularios para prestar un servicio técnico
Además de la comodidad de usar una firma electrónica, también ayuda a que los procesos sean más rápidos y sin tantos errores como en la forma física. Pues fácilmente puede completarse mediante una tablet, un celular o una computadora en casa o cualquier lugar.
Contratos laborales o relacionados a recursos humanos
En muchos departamentos de recursos humanos es cada vez más popular el uso de una firma electrónica. Una de las razones es la rapidez para llevar a cabo el flujo de trabajo, además de no hacer esperar a los trabajadores o a las personas involucradas.
En este caso, los futuros empleados pueden firmar acuerdos de confidencialidad o contratos laborales a distancia, ya que esto vuelve más atractiva la imagen de la empresa.
También, gracias a esta firma ya no es necesario que los empleados acudan a la oficina antes de comenzar a trabajar. Y desde luego, ya no es necesario gastar presupuesto en papel para impresión.
Contratos comerciales y acuerdos con proveedores
El uso de la firma electrónica también es muy común por las empresas cuando se trata de contratos con proveedores. Contar con ella, también hace más atractivo que muchas personas u organizaciones quieran hacer negocios con las empresas por la facilidad que les otorgan.
Además, los documentos pueden ser muchos, por lo que contar con respaldos digitales para los contratos puede facilitar el acceso a los mismos sin tanta confusión.
Acuerdos de confidencialidad
En todas las empresas no debe faltar este tipo de acuerdos, ya que garantizan el deber de cada empleado o contratado para mantener seguros los procesos establecidos.
De esta manera, una firma electrónica es una solución de primer nivel, ya que garantiza la identidad de los firmantes, así como sus datos biométricos. En caso de algún fraude o prácticas dudosas, es de mucha ayuda contar con un respaldo digital para aclarar cualquier situación.
Peticiones públicas
En último lugar, la firma electrónica ha mostrado ser requerida en casos donde la población en general busca firmas para llevar a cabo cualquier petición u orden.
En la mayoría de los casos, estas peticiones van hacia instituciones públicas, aunque en algunos casos también lo hacen a empresas privadas.
Gracias a la facilidad que otorga la firma electrónica, los rechazos o declinaciones en torno a una petición o problema pueden reducirse, ya que algunas veces las personas no deciden involucrarse por la dificultad del proceso.
¿Qué tipos de firma electrónica hay?
Dentro de los tipos de firma digital que existen, se encuentran la firma electrónica avanzada, firma electrónica simple y firma electrónica cualificada.
La diferencia entre la firma avanzada y la simple es la identificación de la persona que está firmando un documento. La firma simple no requiere de un patrón de identificación del firmante, mientras que la avanzada sí.
En cuanto a la firma electrónica cualificada, se diferencia de las otras dos en que debe ser creada. Por ejemplo, es aquella firma que se lleva a cabo en un dispositivo especial al momento de firmar cualquier documento.
¿Cómo funciona la firma electrónica?
Para llevar a cabo la firma electrónica, es necesario tener presente los elementos que la componen. Por ejemplo, los datos del titular de la firma y una llave pública, previamente validados por una Entidad Certificadora.
Después, los pasos a seguir para hacer válida la firma electrónica pueden ser:
- El usuario debe disponer de un documento electrónico y de un certificado que lo identifique.
- La aplicación utilizada debe revisar el documento, en donde cualquier modificación del mismo se debe modificar también en el resumen.
- La aplicación debe utilizar la clave contenida en el certificado para codificar el resumen.
- La aplicación debe crear otro documento que contenga el resumen, y este nuevo documento es la firma electrónica.
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