Firma digital: Qué es, cómo funciona y cuáles son sus beneficios
La digitalización en las empresas es un sistema que no puede faltar en la época actual de la modernidad, ya que esto otorga grandes beneficios en cuanto aumento de ganancias y mejora en la logística. Una de las herramientas de la digitalización es la firma digital.
Con la digitalización se pueden realizar operaciones como la validación de acuerdos, para ello sirve la firma digital, por medio de esta se pueden hacer y realizar muchos trámites para dar validez oficial.
En IZYTECH sabemos la importancia de la digitalización, por ello en este blog te habláremos de una de las principales herramientas que es la firma digital, te diremos qué es, cómo funciona y cuáles son algunos de sus beneficios.
¿Qué es una firma digital?
La firma digital es igual a una firma común hecha en papel solo que digitalizada, al igual que la firma común representa la voluntad de una persona de dar validez y aprobación a diferentes acuerdos, este tipo de acuerdos también están digitalizados y pueden ser firmados desde una computadora o dispositivo electrónico.
Con esta herramienta digital se ha demostrado que las empresas han mejorado su nivel de eficiencia, además de aumentar la rentabilidad y el flujo de trabajo. Sin duda, la firma digital tiene una gran importancia para las empresas, así como grandes beneficios.
¿Por qué es importante contar con la firma digital si tengo una PYME?
Actualmente, el número de PYMES ha ido aumentando con el paso del tiempo, por ello se han visto implicadas altamente en operaciones comerciales, estás empresas no siempre se gestionan de manera presencial, por ello es relevante contar con herramientas como la firma digital.
Gracias a esta herramienta, los dueños pueden gestionar, autorizar y desarrollar proyectos estando a distancia en otra sucursal o en un viaje. Además de que evitan que los procesos en las empresas se ralenticen o se paren los proyectos por la ausencia de los líderes.
Con la firma digital ofrece el servicio de poder concretar las transacciones u operaciones sin importar que no esté la persona presente.
Beneficios de la firma digital
A continuación te hablaremos de los beneficios que tiene contar con la herramienta de la firma digital.
Seguridad
La firma digital brinda altos estándares de seguridad, muchos de los software que se utilizan han sido regulados y creados en Europa y Estados Unidos, ya que se basa en tecnologías de encriptación de datos.
Por medio de la firma digital se ha comprobado que es una herramienta mucho más segura y confiable que realizar procesos y contratos con papel y pluma.
Mejora los procesos
Al pensar en un proceso empresarial, un contrato, o el desarrollo de un proyecto, es inevitable pensar en contratos y firma de documentos; sin embargo, si estos procesos son lentos o con retrasos, puede tener como consecuencia altos costos o malas experiencias los clientes.
Cuando tienes un servicio de firma digital, puedes ejecutar la acción de aceptar los términos de cada documento de forma segura desde un dispositivo electrónico. Con esta acción los acuerdos pueden tener un fin positivo y seguir con el desarrollo de proyecto, ahorrando tiempo, ya que se hace en unos minutos.
Estudios y valoraciones han arrojado resultados positivos en cuanto a la utilización de la firma digital, porque afirman que disminuye el retraso de proyectos en 31%, gracias a que;
- Disminuye el tiempo en la organización y preparación del papeleo
- Automatiza los debidos contratos, documentos y más en los procesos
- La firma puede ser rápida y se pueden devolver los documentos en tan solo minutos.
- Se respalda la información en los dispositivos.
Ahorro de capital
Al usar la firma digital, los costos disminuyen, debido a diferentes factores simples, como lo puede ser el uso de papel, ya que muchos contratos pueden constar de un alto volumen de hojas debido a las especificaciones. Hay empresas que han logrado ahorrar hasta 250 mil hojas de papel, esto equivale a una suma grande de dinero de 750 mil pesos en impresiones.
Además, hay grandes empresas que han llegado a gastar millones en procesos de impresión, compra de papel, envíos y recolección con la firma digital, estos costos se pueden reducir hasta un 27%.
Disponibilidad
Las firmas digitales se pueden realizar desde cualquier lugar gracias a las aplicaciones de alta seguridad que tienen, algunas de estas acciones se realizan sin necesidad de internet.
Validez oficial
En México las firmas digitales son aprobadas y aceptadas como una herramienta legal, que puede ser aprobada ante cualquier autoridad competente, incluso durante un juicio. Esto permite que las empresas eviten riesgos con firmas autógrafas, puede ser la falsificación de las firmas o la pérdida de los documentos.
Sin embargo, para poder garantizar su validez, los documentos necesitan cumplir con requisitos de fiabilidad que se estipulan en el código del comercio. Para la firma digital avanzada se deben de contar con las estipulaciones oficiales de la Ley de Firma Electrónica Avanzada.
Al cumplirse estos procesos, cualquier contrato o acuerdo que se firme de forma digital será totalmente válido.
Sin duda la firma digital es una herramienta que no puede faltar en tu empresa, ya que con ella ahorrarás dinero, mejoraras los tiempos en tus procesos y proyectos, además de que tendrás grandes beneficios en tu productividad y brindarás un servicio de primera tanto para tu personal como para tus clientes. Conoce todo lo que tenemos para ti en IZYTECH.
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