La gestión documental es una herramienta que cuenta con diferentes usos, y aplicaciones como guardar información, controlar el flujo de documentos y sobre todo administrar documentos para tener una buena organización.
Con ayuda de la herramienta de gestión documental se puede acceder de forma rápida y sencilla a la información. Cada persona con acceso podrá realizar búsquedas de los documentos requeridos, para poder usarlos, firmarlos, imprimirlos o más.
La información de cada documento se encontrará digitalizada y centralizada con la gestión de documentos. En este blog te hablaremos de los beneficios que brinda contar con este proceso de automatización llamado gestión documental, así como de cómo se implementa este sistema en las empresas.
Si cuentas con una empresa o varias, esta información será de gran ayuda y beneficio para ti.
Uso de la gestión documental en instituciones
Al ser una herramienta de gran funcionalidad, las instituciones como escuelas, bancos, el gobierno, organizaciones, empresas y más han decidido gestionar sus documentos por medio de estas herramientas digitales con la finalidad de acelerar su flujo de trabajo.
Con el paso del tiempo, estas mismas instituciones han desplazado el uso del papel por la gestión documental debido no solo a la importancia de mejorar el trabajo, también por el cuidado del medio ambiente y para evitar riesgos como la pérdida de datos, que los documentos importantes se dañen, o el robo de información delicada.
¿Cómo se implementa el sistema de gestión documental?
Almacenamiento de datos
Por medio de la nube se almacenan los datos, y estos pueden ser usados en el momento en que sea necesario, además de administrados de diferentes formas, para tener el orden deseado, que más se ajuste a las necesidades de la empresa.
Con la nube ya no será necesario el uso de memorias externas, usb o discos duros. Todo estará arriba en la red.
Firma electrónica y Metadatos
Cuando los archivos ya se encuentran escaneados y subidos al sistema. Puedes hacer uso de ellos, por medio de la firma electrónica se da veracidad a cada uno de los documentos y también por los metadatos.
Los metadatos son los datos con los que cuenta el documento, los cuales no se pueden cambiar, algunos de ellos son; quien creó el documento, la dirección IP, fecha, ubicación y más. Esto sirve para poder verificar la autenticidad y validez que tiene.
Beneficios de la Gestión Documental
Ahorro de dinero
Con la gestión documental se ahorra gran cantidad de dinero tanto en disminuir la compra de papel, así como las impresoras y la tinta para imprimirlos. Por otro lado, evitas todos los costos de bodegaje de los documentos, sobre todo cuando, según la norma legal vigente, los documentos firmados con colaboradores se deben mantener 5 años después de haber salido el colaborador de la empresa.
Muchas veces los gastos en flete de los documentos son altísimos, el hacer envío y recoger documentos puede ser un dolor de cabeza con un ALTÍSIMO costo.
Seguridad
Los documentos se encuentran en la Nube, que cuenta con diferentes elementos de seguridad para que no cualquier persona pueda acceder a ellos. Así que el robo o pérdida de documentos será más complicado que si los documentos se gestionan de forma física.
Procesos de firma rápidos y controlados
Permite que las partes puedan firmar desde su celular en culturizar parte del mundo. Además, cuando se está firmando masivamente, puedes controlar de manera simple quienes firmaron y quienes no, para proseguir con el proceso con quienes aún no lo hayan hecho.
Configuración de perfiles
Con la gestión documental en cada cuenta puedes configurar permisos, para que solo el personal calificado pueda acceder a ellas, con esto puedes administrar de mejor forma información, por medio de sectores, para que cada grupo de trabajo cuente con los documentos necesarios sin tener más información o menos.
Historial de movimientos
Otro beneficio que tiene la gestión documental es poder tener un registro de las acciones que se realizan en cada documento, por cada uno de los empleados o colaboradores, esto ayuda a saber quien hizo las últimas modificaciones y cambios en los documentos.
Acceso Rápido
Con la gestión documental puedes crear perfiles y dar acceso al personal que requiera de los documentos, por medio de la nube se puede tener acceso a ellos, no importa si estás en la oficina o en cualquier otro lugar. Con un dispositivo electrónico puedes hacer uso de los documentos.
IZYTCH – Gestión Documental
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