Probablemente se pregunten acerca de las aplicaciones de la firma electrónica. Básicamente, sirve para firmar todo tipo de documentos, debido a que está dentro del marco legal y sus beneficios están implicados en cualquier contrato u operación que, convencionalmente, se realizaba en papel. En IZY hemos detectado los documentos que más se firman con los sistemas digitales de firma. En esta publicación, mencionaremos los más comunes y las ventajas que se obtienen en cada caso.
Firma online de contratos, formularios de clientes y autorizaciones
Muchas empresas usan sistemas de firmado, como el de IZY, para los trámites que necesitan la firma de sus clientes, por ejemplo, formularios para corroborar la prestación de servicios técnicos, contratos de compraventa de bienes, autorizaciones para la prestación de servicios, entre otros.
Hay varias razones por las que las empresas deciden usar una solución avanzada de firma electrónica, aunque, en la mayoría de los casos se relacionan con la necesidad de brindar a los clientes una fácil experiencia de usuario, donde sea accesible la compra online y presencial que requiere el firmado de papeleos. Aquí, es importante evitar que los clientes impriman documentos, los firmen, escanean y envían regreso a las empresas.
Las empresas usan los sistemas de firmas para brindar experiencias rápidas de compra a sus clientes, que se completen desde cualquier dispositivo, sin tener que descargar una App o darse de alta en algún servicio. Consideren que los clientes se digitalizan cada vez más y no son pacientes para completar largos ciclos de venta que implican firmados analógicos. Basta un trámite molesto para que abandonen una transacción, ya sea online u offline.
Firma online de contratos laborales y otras operaciones de RR. HH.
Los departamentos de RR. HH. usan ampliamente el sistema digital de firmas, por ejemplo, para que los empleados potenciales firmen contratos laborales o acuerdos de confidencialidad a distancia, lo que transmite una imagen innovadora. También los usan para eliminar los contratos impresos y evitar que el trabajador acuda a una oficina antes de incorporarse a la plantilla para firmar presencialmente su contrato.
Los sistemas de firma electrónica son muy cómodos para el departamento de RR. HH., ya que evita la impresión y archivamiento de documentos en papel, además centraliza la documentación de las contratación en una misma plataforma. Además, puede accederse a ella remotamente al estar en la nube.
Firma online de acuerdos con socios y contratos comerciales
Usar el sistema digital de firmas es común cuando se trata de contratos con socios. Como en los casos anteriores, las empresas ofrecen una imagen innovadora, cuidadosa en sus relaciones con proveedores y que busca operaciones eficientes para establecer una buena relación y facilitar los acuerdos. Por razones operativas y de imagen, es determinante disponer de los documentos relacionados con los acuerdos con proveedores en una misma plataforma de forma accesible y centralizada.
Firma online de acuerdos de no divulgación y confidencialidad
Los acuerdos de confidencialidad o de no divulgación, conocidos como NDA por sus siglas en inglés (Non Disclosure Agreement). Se trata de documentos críticos para cualquier negocio, ya que, en caso de fraudes, ello conlleva la pérdida de propiedad intelectual y la necesidad de comenzar un litigio, ya sea con empleados, clientes o proveedores.
Dada esta circunstancia, las empresas necesitan firmar NDA, por lo que recurren a soluciones de firmado electrónico, ya que permite detectar a los firmantes de forma única, a diferencia de la firma simple. También se garantiza la integridad de los documentos firmados mediante autoridades de sellado de tiempo, lo que implica que la información contenida no se ha alterado después de aplicar el sellado.
Gracias a estas soluciones y otras, que varían según el sistema, las empresas pueden estar tranquilas y, en caso de problemas legales, tendrán a disposición las pruebas legales requeridas para ganar un caso ante el tribunal.
Firma online de peticiones públicas
También detectamos un uso amplio de la firma digital para solicitar la adhesión de la comunidad en general o de ciertos colectivos a cualquier tipo de petición, que, usualmente, se dirige a instituciones públicas, aunque también hay casos en los que se usa para solicitar o reclamar algo a empresas privadas.
En este tipo de documento, el principal beneficio es, además de la rapidez, la facilidad del proceso de firma para los firmantes. En caso de que no estén completamente comprometidos con la causa, no firmarán si no se ofrecen peticiones que sean fáciles de firmar. En otras palabras, la facilidad del firmado es crucial al momento de respaldar una petición.
Si los firmantes tienen que moverse a algún sitio lejano para firmar de forma presencial o si deben imprimir documentos, firmarlos y regresarlos, quizá no se unan a la petición, aunque se trate de una causa importante y solidaria.
Si necesitan una solución de firmas electrónicas, contacten a los expertos de IZY a través de la línea al 56993256554 o llenen con sus datos el formulario en la sección contacto de nuestro sitio web.
