En IZY TECH contamos con herramientas digitales como IZY DOCS el cual es un sistema que brinda la opción de hacer varias actividades como almacenar, canalizar, firmar documentos, gestión documental y más, todo esto de forma organizada, rápida y flexible debido a que se puede hacer desde cualquier tipo de dispositivo que tenga conexión a internet.
Con ayuda de la gestión documental y de IZY DOCS todos los usuarios podrán tener un rol o varios que están determinados, además de acceso para poder realizar firmas de contratos a los cuales se les permita.
Al hablar de gestión documental, nuestras herramientas digitales serán de gran ayuda para ti. Con ellas cada usuario podrá firmar múltiples documentos, tener un historial de los documentos firmados, no importa si estos son internos de la empresa o externos.
Nuestras aplicaciones de gestión documental cuentan con búsqueda rápida para que puedas firmar y organizar el documento que sea necesario de manera fácil. Además de que podrás firmar por un gran número de documentos.
Por qué es importante contar con un sistema de gestión documental
La gestión documental evita problemas de desorganización en cuanto a los cumplimientos de las normativas legales. Con la ayuda de la gestión documental y el flujo de trabajo automatizado se puede tener un registro directo y rápido de que los empleados siguen con las políticas de cada empresa, además de reducir las tareas de todos los días.
Con la gestión documental se permite que se elaboren informes para poder evitar contratiempos o faltas a las normativas. Esto ayuda a que se puedan tomar las medidas necesarias por parte del área de trabajo autorizada.
Actualmente, la capacidad de las empresas de cumplir con todas las normas legales en el área de la digitalización, es de mayor importancia debido al aumento de trabajos en casa. Si no se cuenta con una herramienta digital en gestión documental, puede existir una mayor probabilidad de que el personal y los trabajadores utilicen aplicaciones que no son adecuadas para realizar tareas como la firma de documentos o mandar información delicada. Al usar softwares o aplicaciones no autorizadas pueden poner en riesgo la seguridad de la información.
Además, los trabajadores o miembros de un equipo pueden enviar la información por diferentes correos y complicar el flujo de trabajo, además de perder la pista de versiones definitivas en documentos y correcciones hechas por el equipo
Un sistema de gestión documental como el que IZYTECH ofrece es considerado como una plataforma única y autorizada para realizar tareas en conjunto y de manera colaborativa, manteniendo los estatutos de la política de tu empresa, evitando riesgos y pérdidas de información.
Funciones de la gestión documental
Conoce más funciones de la gestión documental.
Olvídate de los procesos manuales
Con los procesos de gestión documental puedes poner fin al lápiz y papel, los archivos electrónicos sin orden, hojas de cálculo de Excel que se hacen para seguimientos y almacenamiento, de los documentos sin orden y más; con las herramientas digitalizadas ya no necesitarás de este tipo de procesos, los cuales son más tardados y necesitan mayor esfuerzo.
Además de que evitarás problemas en el flujo de trabajo empresarial como información duplicada o no corroborada, debido a que esto no se hará de forma manual. Sabemos que aunque el ser humano trate de ser preciso y los trabajadores cuenten con toda la disponibilidad de hacer lo mejor, siempre existen errores que pueden tener múltiples consecuencias.
Por ejemplo, si antes se tenía que usar una hoja de Excel impresa y un trabajador tenía que registrar a mano los documentos ya firmados y autorizados. Ahora con la gestión documental se usa una organización, flujo de trabajo digital y automatizado, con el que se puede sellar cada documento y contar con la fecha, hora, nombre de quien revisó y autorizó, todo esto de forma simple por medio de un dispositivo electrónico.
Con ello se reducen los errores de forma significativa y además brinda una prueba de que se ha hecho un proceso adecuado.
La nube
La gestión documental brinda la posibilidad de tener una opción más avanzada en seguridad y planificación, además de la recuperación de datos. Los sistemas que cuentan con el apoyo de la nube tienen requisitos que son claros en cuanto a la seguridad y privacidad, y que cumplen de forma sistemática.
En IZYTECH sabemos lo importante que son los datos, por ello proporcionamos un cifrado de documentos de la más alta tecnología que protege los datos contra ataques cibernéticos, secuestro de cookies, malware y otro tipo de ciberamenazas.
Gestione de ciclo de vida de los documentos
Con la gestión documental se puede ordenar, administrar calendarios de retención y programar la eliminación automática, además de enviar un mensaje o notificación por medio de correo electrónico a la personal autorizado para aceptar la eliminación.
Retener la información por el tiempo establecido en las leyes es fundamental; sin embargo, mantenerlos más del tiempo debido, puede ser riesgoso, ya que en caso de que se robe información de la empresa, incumpliría en cuanto a la normativa de privacidad.
IZY DOCS
En IZY TECH contamos con herramientas como IZY DOCS que te ayudarán a llevar una gestión documental de calidad, organizada y rápida. Conoce nuestro sitio web y optimiza el tiempo de tus trabajadores con todas las herramientas digitales que tenemos para ti.
