Los sistemas de firma digital son cada vez más utilizados por empresas de cualquier tipo para el firmado masivo de documentos, especialmente por sus departamentos de RR. HH., que han encontrado en ellos una forma sencilla de gestionar sus procesos internos (ya sea entre departamentos y personal) y sus relaciones con clientes y proveedores. Si quieren saber cómo han impactado en el departamento de RR. HH., continúen esta publicación.
La firma digital en nuestros días
Antes de la crisis sanitaria que aún persiste, podía observarse la tendencia hacia la digitalización de procesos y actividades empresariales, aunque, después de ella, ocurrió una aceleración muy rápida en la adopción de soluciones tecnológicas para las empresas, lo que cambió radicalmente la forma en que se conciben tanto el trabajo como los entornos laborales.
Durante los tiempos del confinamiento, muchos negocios se vieron obligados a sumarse a la tendencia hacia digitalización, automatizando operaciones que, comúnmente, se realizaban de forma manual y presencial, lo que ha permitido que sean más certeros y eficientes en su toma de decisiones y ha eliminado los errores humanos.
En este sentido, el departamento de RR. HH. es uno de los pueden aprovechar mejor los beneficios de la firma digital. Por ejemplo, puede acelerar la gestión laboral y los procesos de contratación, además eliminar aquellas tareas que son repetitivas, lo que aumenta la productividad del personal de RR. HH. en su día a día.
La finalidad de implementar un sistema digital de firmas es que pueden destinarse más horas a otras tareas con mayor valor agregado, por ejemplo, la búsqueda de nuevos socios, elaboración de estrategias y planeaciones, negociación de los términos y condiciones de contratos o la consolidación y fomento de las relaciones externas e internas con clientes y proveedores.
¿Por qué implementar la firma digital para la gestión de los recursos humanos?
Hay tres razones principales por las que deberían adquirir un sistema de firmas electrónicas diseñado especialmente para el departamento de RR. HH., como el sistema IZY HR:
Automatización de la gestión documental
Entre las actividades que requieren más tiempo y atención por parte del personal de RR. HH., destaca la contratación. La primera ventaja del sistema digital de firmas se relaciona con este punto y consiste en la automatización de la gestión de documentos, que permite digitalizar y simplificar las actividades relacionadas con el proceso de contratación.
De esta forma, se evitan gastos operativos que se relacionan con operaciones repetitivas y que conllevan papel en altas cantidades, lo que mejora la eficiencia de los equipos y permite notables ahorros de tiempo. Entre los procesos de contratación que es posible agilizar con un sistema electrónico de firmas destaca la elaboración de contratos de trabajo y actividades con proveedores y anexos potenciales, por ejemplo, prevención de riesgos laborales o acuerdos de confidencialidad.
Desde el enfoque de la gestión laboral, el sistema agiliza tareas, como las comunicaciones laborales, procedimientos legales, entrega de nóminas, procedimientos laborales, condiciones de un puesto, permisos de días de asueto, registro de las jornadas diarias, entre otros.
Trazabilidad de procesos de contratación
Al momento de firmar contratos laborales, el sistema de firma digital brinda trazabilidad y agilización, ya sea para nuevos trabajadores o asesores externos. Los nuevos flujos producen una experiencia digital que es más eficiente en cuanto gastos, más rápida y con menores riesgos, ya que se garantiza el cumplimiento del marco legal vigente relacionado con el personal, lo que dotará a las empresas de una imagen moderna, comprometida y ética.
Fortalecimiento de los valores empresariales
Implementar el sistema digital de firmas conlleva oportunidades para fortalecer los valores corporativos y evidenciar el compromiso sostenible y la responsabilidad de los negocios con el medio ambiente.
Efectuar una gestión digital de los recursos humanos y hacer que todo el personal sea partícipe de la filosofía implícita es un paso importante para que su oficina disminuya el consumo de papel, manteniendo toda la documentación y contratos en formato digital, que es seguro y accesible para todos los involucrados.
Si necesitan un sistema de firma electrónica con una empresa comprometida y múltiples soluciones tecnológicas diseñadas para los departamentos de RR. HH., contacten a los expertos de IZY. Tenemos para ustedes el sistema IZY RH, que incluye tres soluciones:
- IZY HIRING. Se trata de una herramienta que permite efectuar entrevistas de trabajo en línea, elaborar cuestionarios o entrevistas vía online a los colaboradores potenciales.
- IZY TIMECONTROL. Permite que los colaboradores de su negocio marquen sus entradas y salidas, ya sea de forma física o vía teletrabajo.
- IZY DOCS. Proporciona una herramienta digital, ordenada y sencilla para firmar masivamente documentos para procesos internos de su empresa o para proveedores y distribuidores.
Permítannos mejorar la gestión de sus recursos humanos con nuestro novedoso sistema de firma. Soliciten una cotización o más información a través de la línea 56993256554. Si lo prefieren, llenen con sus datos el formulario incluido en nuestro sitio web o envíen un correo electrónico a la dirección: ventas@izytech.com.
