Actualmente, firmar acuerdos sin importar el momento, sitio o dispositivo es una necesidad para las empresas, sin importar su tamaño. Por tal motivo, la mayoría de las compañías aprovechan tanto la simplicidad como velocidad que brinda la tecnología de firma electrónica, que ofrece muchos beneficios, por ejemplo, reducción de costos, ahorro de tiempo, eliminación de errores durante la fase final y crítica de la gestión de archivos, entre otros.
Se trata de una herramienta de gestión de procesos altamente estimada en nuestros tiempos. Pero ¿qué ocurre si surge la necesidad de compartir documentos estandarizados con muchos destinatarios en un breve tiempo y de manera simultánea. Sería una locura si lo hicieran según los métodos convencionales. Afortunadamente, las tecnologías de firmas electrónicas son ideales para transacciones donde una gran cantidad de personas necesitan reconocimiento formal (actualizaciones de contratos, nuevas políticas empresariales, entre otros).
Los sistemas de firmas ofrecen una manera segura y eficiente de emitir documentos y firmarlos masivamente. Esto no era claro hasta que ocurrió la crisis sanitaria, que reveló varias formas en las que ayudaron para trabajos masivos a distancia. Si desean conocer más detalles, continúen con esta publicación.
Firmas masivas: una solución empresarial para situaciones críticas
A comienzos del 2020, el mundo entero fue conmovido por una crisis sanitaria cuyos efectos aún se perciben. El primero de esos efectos fue la necesidad de las empresas de encontrar soluciones sin contacto para no detener sus actividades, que impactarían considerablemente en la sociedad.
Por fortuna, dieron con esas soluciones, entre las que destaca la tecnología de firma electrónica, que brindó una manera sencilla de incentivar la continuidad de los negocios, ayudándolos sin importar su ubicación para completar sus transacciones o firmar documentos críticos a distancia, algo importante en un entorno donde las interacciones presenciales se volvieron altamente riesgosas.
La firma electrónica ayudó a los negocios a lidiar con la nueva normalidad, aunque la ventaja más de este sistema fue más evidente para aquellos que requerían una manera eficiente de distribuir y aprobar centenares de documentos de manera simultánea. A medida que la situación empeoró y se agravó la estabilidad económica de los países, los bancos se encargaron de aprobar préstamos para las empresas que estaban en situación de emergencia.
Procesar una gran cantidad de solicitudes de préstamos a muchos clientes a la vez es una tarea complicada, no obstante, la función de envío masivo permitió que los bancos emitieran solicitudes de préstamos a muchos grupos de clientes a la vez y personas en todo el mundo fueron beneficiadas con ayuda financiera en tiempo y forma.
Otras organizaciones que también se enfrentaron a nuevos desafíos fueron los departamentos de recursos humanos. Uno de ellos fue crear, actualizar y distribuir nuevas políticas empresariales y para el personal de forma remota, de modo que se tratarán las condiciones laborales de la nueva normalidad. Muchos trabajadores de RR. HH. usaron la función de envío masivo para generar y compartir digitalmente acuerdos que contenían reformas en las políticas empresariales relacionadas con el teletrabajo.
Toda la gran cantidad de información fue tratada de forma sencilla con solo hacer un clic. A medida que cambian rápidamente las condiciones, surgió la necesidad de enviar y firmar a distancia y de manera eficiente las nuevas políticas. Mediante la firma electrónica y el envío masivo, los departamentos de RR. HH. encontraron una solución para recibir documentos vía digital y monitorear los índices de finalización.
IZY DOCS: el mejor sistema para firmas electrónicas y envíos masivos
Con lo dicho, pensarán que el sistema electrónico de firmas es una solución de envío masivo a corto plazo para los trabajos a distancia, pero va más allá. Desde que implementaron la solución, muchas empresas se percataron de que las tecnologías de envío masivo son un tecnología eficiente y sencilla que impulsa la productividad y mejora los procesos administrativos que demandan mucho esfuerzo y recursos. Sus aplicaciones prácticas son muy amplias, lo que puede corroborarse con sistemas como IZY DOCS.
Esta solución de IZY TECH canaliza, almacena y firma digitalmente una gran cantidad de documentos con distintos niveles de aprobación de forma ordenada, rápida y accesible, sin importar su ubicación. Lo único que necesitan para usarla es conexión a internet. Creen varios roles de usuarios con distintas facultades dentro de la herramienta, además acceso a firmas de contratos, centros de costos, sucursales, entre otros con esta tecnología.
También podrán crear una firma para cada usuario, según su rol, para que firmen múltiples documentos recibidos en su bandeja de entrada. Aplica tanto documentos externos como papeletas, liquidaciones de sueldos, entre otros. Permite también firmar las cargas de manera masiva y continuidad de cargas, es decir, separar aquellas que aún no son firmadas por todos los colaboradores. También podrán añadir archivos externos y buscar rápidamente los contenidos a través de filtros de búsqueda.
Actualmente con clientes como Adecco, Randstad, Centro Medico ABC, Sodexo, etc, IZYTECH ha podido enytregar solcuiones cientos de miles de colabordares quienes felices pueden firmar desde su smartphone sin la necesidad de moverse de su casa.
Si desean conocer más detalles sobre este sistema de firma digital o solicitar una cotización, contacten a los expertos IZY TECH. Marquen al 56993256554 o llenen con sus datos el formulario en la sección contacto de nuestro sitio oficial.
