La firma electrónica es hoy en día una herramienta digital de gran importancia para el sector comercial, público e incluso para algunas instituciones. Por esta razón, es importante conocer qué es la firma electrónica y cuál es su estado actual respecto a su uso en México.
¿Qué es la firma electrónica?, ¿qué beneficios tiene su uso? Éstas y otras preguntas deben responderse para dejar más claro este tema. En este blog te daremos algunas respuestas, además de informarte sus ventajas y validez.
¿Para qué se puede usar una firma electrónica en México?
Este tipo de firma es una versión digital para acreditar y validar una gran cantidad de documentos. Esta firma es una forma más simple de autenticar un documento, ya que puede usarse en diferentes partes sin necesidad de esperar a finalizar procesos más largos.
Actualmente, se ha incrementado el uso de esta alternativa en negocios que necesitan el acuerdo de dos o más partes, así como en contratos de diferentes tipos. Su uso reduce los tiempos y los costos derivados.
¿Qué ventajas tiene usar una firma electrónica?
Además de saber qué es la firma electrónica, es bueno conocer sus beneficios para implementar su uso en cualquier negocio o empresa. Sus funciones pueden ser variadas, pero las más reconocidas por quienes la han usado, son:
- Reducción de costos: Esto sucede gracias a que, al usar herramientas digitales, muchos elementos como el papel, las impresoras, los bolígrafos, archiveros y demás, ya no son necesarios.
- Mayor organización: La gestión de los documentos se vuelve mucho más fácil cuando hay firmas electrónicas. Por ejemplo, el ahorro de tiempo se vuelve posible gracias a que ya no se necesita de impresiones, reubicaciones y buscar archivos en localizaciones extensas.
- Más movilidad: Ya sea que te encuentres en tu casa, en tu trabajo, o incluso en otro país de vacaciones, puedes firmar cualquier documento. ¿Cómo es posible? Solo se necesita que te envíen el documento a tu correo, lo firmas y listo. Nada de esperar días, semanas o meses para poder firmarlo.
- Incremento de la seguridad: A diferencia de un documento físico, los archivos digitalizados no pueden ser manipulados con tanta facilidad. Ya que requieren contraseñas, o incluso datos biométricos para acceder a ellos. Esto impide que personas ajenas a las empresas o instituciones hagan uso o extraigan información confidencial.
- Aumento de la productividad: Con la firma, es posible reducir una gran cantidad de pasos que solo entorpecen la eficacia de la empresa. Con ella, se pueden acelerar los procesos como solicitudes, validaciones o negociaciones de todo tipo.
- Mejora la experiencia de usuario: Cuando se requiere que un cliente valide algún documento o certificado, es importante responder con rapidez y con una buena atención. La firma permite mejorar está calidad de servicio, dejando satisfechos a los clientes.
¿Cómo se usa la firma electrónica?
Otro punto importante además de saber qué es la firma electrónica, es conocer cómo funciona. Este proceso en realidad es muy sencillo, y no toma tanto tiempo a comparación de los medios tradicionales. Presta mucha atención.
Cuando se envía un documento
El primer paso es cargar el documento en la plataforma desde una computadora. Después, se debe indicar quién va a firmar el documento mediante un apartado en el mismo documento.
Cuando se recibe un documento
Lo principal es acceder al documento en la plataforma o aplicación correspondiente. Después, hay que leer las etiquetas que el remitente dejó. Por último, solo firma como fue solicitado y envía el documento de regreso.
Cuando se gestiona el documento
A la hora de gestionar un documento por diferentes causas, hay que conocer su estado. Esto es, verificar el proceso en el que se encuentra el archivo. Una vez que se accede a él, pueden añadirse políticas de conformidad, ajustar la marca o simplemente observar cualquier proceso dentro de una empresa.
¿Es válida la firma electrónica en México?
Sí lo es. Un ejemplo de ello es el Código Civil, que garantiza la validez de este tipo de firmas, además de otros recursos tecnológicos, en una gran cantidad de contratos y documentos oficiales.
¿En qué documentos se usa la firma electrónica en México?
Algunos de los documentos que por ley pueden validarse de esta manera, son:
- Documentos con valor judicial
- Aprobación de cotizaciones
- Contratos para prestación de servicios
- Documentos de compra-venta
- Contratos laborales
- Documentos sobre renta
- Notificaciones comerciales
- Notificaciones de cambio de términos
- Documentos de la comunicación interna de una empresa
Incluso, este tipo de firma es válida en muchos otros países. Lo que también puede facilitar la validez de documentos si te encuentras en otro país. Ya sea por motivos comerciales, académicos y de todo tipo.
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Ahora que ya sabes la importancia de entender qué es la firma electrónica y cuáles son los alcances que tiene en el mundo de los negocios, pon manos a la obra y digitaliza tu negocio o empresa. ¡No te arrepentirás!
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